用友OA协同办公管理系统

发布时间 (2014-05-28) 浏览 ()
一、系统建设目的
    建设协同管理系统平台的目的是构建朗凯奇公司协同办公信息系统的统一平台,以日常工作流管理为中心,通过数据权限和功能权限对不同公司、部门及员工进行权限划分,通过对日常工作的全面管理,规范工作流程,提高管理水平。加强公司集中管理,加强对各企业的监控能力,优化资源配置,实现信息互动和共享。降低成本,提升公司的核心竞争力,为公司发展提供有力的手段和保障。
 
二、系统功能
    整个系统的核心应用是公司内部办公协同系统通过网络覆盖到公司各部门,为各部门行使职能提供信息化手段和辅助决策服务。
1、文档管理
    对各公司及部门的各种类型文档、数据进行统一管理,形成公司的知识文库,通过严谨周密的权限控制实现文档信息的有限共享。能够实现文档分类的用户自由定制,支持无限级文档目录,必须统一指定文档管理员来进行文档管理,以实现知识文档集中管理、分散维护的目的。
    文档上传,公司或部门文档由文档管理员上传;可上传附件、图片,支持上传大附件(如工程图纸等);支持html、word、Excel等格式。
    文档查询,可以通过全文检索对文档管理内的文档行任意的搜索。系统可以按发布日期段、关键字(标题、关键字、附件名)、类别、发布人进行搜索。
    文档借阅,文档所有人可以把文档借阅给其他人,在借阅期结束后自动归档,被借阅人无法浏览该文档。
    文档统计,系统能提供按部门、按人员的统计功能,可以按统计当月的人员发布量、某个部门的发布量、及统计各人员的累计发布量及当月发布量。
    文档安全控制,文档管理员可以授权用户对文档进行浏览、修改、下载、打印的控制。系统对每个文档设立发布权及查看权,仅有权限的用户可进行相应的操作,如重要文件只能由公司某领导查看,其它身份用户无权查看。
2、工作流程及表单
    提供灵活的工作流程平台,可以快速按需求建立工作流程的路径,提高工作效率,节省办公时间,具体功能如下:
    图形化流程设计,提供图形化的流程设计工具,以“所见即所得”的方式设计流程,方便易用,实现各种复杂流程的设计。随机流程和模板流程必须都支持图形化的流程图。
    流程范围选择,可以按角色、组织或个人等方式的指定流程范围。支持多人同时办理(会签)功能。流程发起人除了选择固定模板流程外,也可以建立随机的事物流程。
    流程催办与提醒,系统支持流程办理期限,支持短信提醒或即时通信的弹出对话框提醒两种方式提醒办理人。
    流程监控,所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人,办理人,流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况,随时了解流程动态。可以由发起人指定流程督办人员对事件的进展情况进行跟踪督办。
    办理方式,流程办理人可以加签流程,撤办流程,转交给其他人员办理。系统可以设置常用处理意见,也可以自行书写个人意见,支持手写和键盘两种方式批写意见,意见可以振荡回复,可以对流程中除发起人外进行意见隐藏。支持痕迹保留,电子印章等。
    工作代理,可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作。
    流程归档与查询,流程审批结束后所有信息可归档到指定的文档管理保存,另外系统需提供丰富的查询统计能力,可以按流程、按表单任何元素组合查询并可以导出查询结果到Excel。
    表单功能,全面支持用户个性化表单定义与数据枚举,并通过结构化单据进行录入、存储和统计管理;实现菜单挂接、流程绑定、文档库录入,并通过表单数据的扩展数据定义实现表单扩展需求。表单与流程全部进行绑定,实现表单的流转。表单具备自定义统计和查询功能,并且根据查询结果支持穿透式查询。

3、综合办公管理
    包括会议管理、车辆管理、办公用品及设备管理、图书资料管理、调查公告新闻管理、RSS订阅管理等功能。
    会议管理,会议室申请、会议参与人选择、会议审核、会议信息管理、会场查询。
    车辆管理,包括车辆申请、车辆审批、车辆管理等功能。用户可在此功能中对所有车辆的基本信息进行查阅与管理,如查看各车辆的状态、申请用车、用车审批及发车管理等功能,派车单实现打印功能,并进行相关的费用统计功能。
    办公用品及设备管理,对办公用品进行统一的管理。包含有领用用管理、库存管理等。很好解决办公用品费用分摊及其流向查询的问题,提高办公用品的利用率,避免损失和浪费。达到合理的支配和利用办公用品的目的。
    工作计划汇报及日程管理,工作计划是对个人以及部门的下阶段的工作做计划,用户可以定期向有关部门及领导进行工作汇报。领导可以查阅下属的工作计划并进行批示和转发。报送方向分为:主送、抄送、告知三种状态。可以把自己的日程公布给关联人员,方便对方知道自己的工作安排。
    调查公告新闻管理,提供新闻的编制,摘要,审核新闻,并发送新闻到相应的信息空间。支持集团,单位,部门等多种形式的新闻发布。公告发布的权限通过权限的设置,以按照职务级别、部门或全部发布公告信息。对于不同性质的公告可以发布到集团,单位,部门。支持网上调查,在线调查等多项工作。提供调查项目编制,确定发布范围,是否匿名发布,审核调查,支持调查的填写,评论等功能。
    RSS订阅管理,可从网站中轻松发布和接收新闻、博客和其他信息。系统RSS订阅需支持RSS1.1、RSS2.0和Atom标准,系统自动更新订阅的网站信息,使用户可以方便快捷的阅读到所关注的信息。 
4、沟通交流
    包括以下几种方式:包括邮件、短信、论坛几种方式。
    内部邮件系统,系统对所有使用用户提供邮件功能,可集成企业邮件。用户可以通过协同系统来收取自己的邮件,并具邮件转发成的功能,以便实现邮件的流程化。内部邮件可用于内部信息的传递,发邮件时可以直接从内部组织直接选择人员,无需牢记邮件地址,可通过组织架构来选择。同时系统能够通过模糊查询的方式查询人员。
    内部论坛,是公司各部门工作人员之间相互沟通和协作的畅通渠道, 在这里员工可提出问题,或答复他人的问题,也可以就某个问题共同参与,展开讨论,发帖子时采用实名记录制,系统管理员可为不同的用户开设不同的讨论区。
    短信,公文管理、工作流程、会议管理、事务管理等模块都可以调用短信服务,将信息通过短信的方式发送到相关人员的手机上,短信发送通过基于短信网关的手机短信模块、短信运营公司开放的帐号与接口。短信需具备灵活的管理功能,能够管理短信的使用人范围,短信功能的应用模块,能够统计短信的发送条数。

5、自定义功能
     为满足未来部门变动调整及各部门内部办公自动化需求,系统要求具备强大的自定性及扩展性,要实现个人主页自定义、表单自定义、流程自定义、角色自定义、权限自定义、项目组织机构自定义等功能。避免再投入大量的成本进行二次开发。
     多主页自定义 系统分为集团、单位、部门、项目和个人等多级页面。每个用户拥有自己的个人主页,个人主页将自己日常工作最为相关的栏目定义在该页面上,方便个人工作的办理。
    表单自定义 满足现有系统办公中的各种文件表单格式要求,同时能够满足各部门、各项目未来工作流程中的各种表单要求,表单自定义结合数据库自定义实现表单内容的自定义,及表单显示效果的自定义。支持自定义电子表单将设计的表单和协同流程绑定,完成企业多样化事务审批管理:表单查询、表单统计、表单制作、模板制作、表单业务、基础信息维护、枚举管理、表单首页等
    流程自定义 满足上下级之间、部门内部之间、项目组织之间的各种流程定义,可设定各个流程的使用范围,对复杂的流程可根据字段判断流程走向。当部门及人员调整时能够灵活控制流程步骤增减。流程的信息能随时查询,流程信息的显示能提供图型化的显示方式。流程发起人员能够监控流程的进程和结果。
    项目管理自定义 所有与某一项目有关的项目文档、项目过程中的协同、计划、会议等资料需在同一界面展示,并且可以定义项目表单、审批流程、按项目汇总统计,方便用户查询。
    角色自定义 能够根据工作需要灵活定义各种工作角色。如财务会签组、采购会签组等
    权限管理 系统能够对定义的角色进行赋权,对不同部门不同岗位的人赋予不同的权限。
    组织机构定义 系统能够按公司现有部门设置和分工状况设置组织结构,并能够根据实际部门和分工的调整灵活设置新的组织机构。
    电子邮件 支持新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、查找邮件、公共地址薄、私人地址薄、移动邮件、邮件转发协同、下载邮件。
    多空间管理 支持分公司、部门、项目、个人定义不同的访问界面和空间,即不同下属公司访问不同空间,看到不同的内容。

6、其他功能
    移动应用(选配) 支持通过手机访问协同,快速处理各类工作,支持手机、Ipad、Iphone等应用。
    微信集成 支持对接用户微信账号,微信中提醒,在微信中收发信息、处理事务。
    人事档案管理(选配) 对单位的人员的基本档案信息做记录管理:档案管理、移动考勤管理、查询统计、自定义信息、日志管理、HR操作员管理等。
    消息提醒功能 系统可以设置消息弹屏功能,提醒领导及时审批或者回复。
    集成财务系统(选配) 可以通过增购U8集成插件直接对接U8财务供应链系统,实现购销合同审批后直接传递到ERP系统中,收支类审批直接传递到财务系统生成凭证等。

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